”Den nuværende aftale er virkelig svær at arbejde med. Den nye skal være mere simpel,” hedder det fra Staten og Kommunernes Indkøbsservice, der er klar med ønsker til leverandører i ny MICE-aftale.
Staten og Kommunernes Indkøbsservice, SKI, er ved at indhente tilbud fra landets kursus- og konferencecentre til en helt ny SKI-aftale. Der skal bruges cirka 100 leverandører over hele landet.
Den nye konferenceaftale, der rent teknisk hedder 16.07, skal træde i kraft til januar i det nye år. Aftalen vil dække hele Danmark med faciliteter i både små og store byer, også gerne fra ”ikke-brofaste øer.”
Den kommende aftale bygger videre på den eksisterende statsaftale, der har en årlig værdi på over 200 millioner kroner. Aftalen omfatter konferencelokaler, udstyr og teknik, service, forplejning, overnatning samt adgang til diverse kontorartikler.
”Nye evalueringskrav på aftalen skal sikre, at det bliver muligt for de offentlige kunder at tænke grønt og bæredygtigt når de skal vælge lokaler til konferencer, seminarer og møder. Og så bliver aftalen nemmere at anvende for både kunder og leverandører,” skriver SKI på sin hjemmeside under ”Læs seneste nyheder fra SKI.”
Her står blandt andet: ”Når staten i fremtiden skal arrangere konferencer, seminarer og møder sker det via den kommende SKI-aftale 16.07. Aftalen er den seneste i rækken af aftaler i Statens Indkøbsprogram, som fremover udbydes af SKI.
Derfor har statslige eksperter været med til at fintune aftalen og sikre, at den tilrettelægges, så den er både brugervenlig, bred og bæredygtig. Resten af den offentlige sektor kan også benytte aftalen, når den efter planen træder i kraft i januar 2021.”
Brugervenlig – for kunder og leverandører
I indlægget på SKI’s hjemmeside præsenteres Louise Nielsen, overassistent i Administrations- og Servicestyrelsen og en del af ekspertgruppen. Hun fortæller til hjemmesiden ”om de tre elementer, som gør den nye konferenceaftale attraktiv for både kunder og leverandører.”
For SKI og ekspertgruppen er det helt centralt at sikre, at den kommende aftale bliver enkel og ligetil at anvende – både for de leverandører, der skal byde ind på og levere på aftalen, og for de kunder, der skal bruge den til at planlægge deres konferencer, seminarer og møder, skriver SKI.
For eksempel defineres mødepakkerne på aftalen så detaljeret som muligt – herunder både forplejning og faciliteter, så leverandørerne ved, hvad de forventes at skulle tilbyde, og kunderne ditto ved, hvad de kan forvente at få.
Det er et område, som ifølge Louise Nielsen hidtil har medført frustrationer, skriver SKI og bringer dette citat fra hende:
”Den nuværende aftale er enormt træg. Den er virkelig svær at arbejde med. Vi har i ekspertgruppen været enige om, at den nye aftale skal være mere præcis. Den skal være mere simpel for leverandørerne at forstå og nemmere for os at bruge. Jeg tror og håber, at leverandørerne også skal bruge mindre tid på at byde ind på aftalen i tilbudsfasen, da materialet er blevet mere klart. Det har de brug for lige nu.”
Mange statslige institutioner er flyttet – bredere geografisk dækning
På baggrund af ønsker fra ekspertgruppen og branchen er landets ikke-brofaste øer som noget nyt med på den kommende aftale, og den kommer dermed til at dække hele landet:
”Vi har talt meget om geografi, da mange statslige institutioner er flyttet ud. Derfor har vi brug for flere muligheder i yderområderne,” fortæller Louise Nielsen.
SKI forventer at udbyde cirka 100 pladser på aftalen. For at sikre at aftalen dækker bredt, vil der på forhånd blive reserveret et antal pladser til konferencesteder i specifikt afgrænsede geografiske områder spredt over landets regioner og postnumre.
På den måde vil større og mindre leverandører af konferencefaciliteter også have mulighed for at komme med på aftalen, understreger SKI.
På den nye aftale vil også krav til miljø og klima være i fokus, når kvaliteten af de indkomne tilbud evalueres. Det betyder, at tilbudsgiverne får flere point i evalueringen, hvis de for eksempel er certificeret med Svanemærket eller Green Key, arbejder med at reducere madspild, sorterer affald eller har en høj andel af økologiske fødevarer i deres sortiment, oplyser SKI.
Relaterede artikler:
Forbereder udbud af statslige møder og seminarer