Kokkedal Slot. PR-foto.

Ny platform skal gøre det nemt at booke konferencer

Mens kunder i høj grad er blevet vant til at betjene sig selv på internettet, har konferencemarkedet haltet bagefter. En ny bookingplatform skal gøre det nemmere for kunder og venues at klare bookinger.

Det kommer vist ikke som den store overraskelse, at kunder gerne vil klare sig selv på nettet. Organisationen Danske Konferencecentre skæver nu mod butikker, banker og rejsebureauer, som med webshops, netbanker og online-portaler netop giver kunderne mulighed for at betjene sig selv.

Danske Konferencecentre har således lanceret en bookingplatform, hvor virksomheder kan booke konferencer på egen hånd. Håbet er, at både kunder og venues kan spare ressourcer med den nye platform.

”Møde- og konferenceindustrien halter bagud, og det koster masser af tid. Ikke kun for dem, der skal indhente tilbud, sammenligne priser og booke lokaler på vegne af virksomhederne, men også for de mange venues, der bruger oceaner af tid på forespørgsler via mail og telefon,” siger Marlene H. Sylvester-Hvid, direktør i Danske Konferencecentre, i en pressemeddelelse.

Bruger meget tid på få bookinger
På Kokkedal Slot i Hørsholm og Hotel Bretagne i Hornbæk kan man godt genkende billedet, som Marlene H. Sylvester-Hvid tegner. Det fortæller hotellernes direktør, Kasper Heebøll Harboe.

”Vi bruger cirka 85 procent af vores tid på de mindste 25 procent af vores møde- og konferencebookinger. Samtidig er hele branchen presset på kompetencer og omsætning. Vi har svært ved at følge med den store efterspørgsel, fordi der er mangel på medarbejdere, og derfor har vi simpelthen ikke råd til at holde en stor bookingafdeling kørende,” siger han.

Kasper Heebøll Harboe tilføjer, at han også oplever, at kunder ikke er interesserede i lange bookingprocesser og hellere blot vil klare sig selv med muligheden for at sammenligne priser og booke mødelokaler selv.

”De fleste bookinger er jo helt ukomplicerede og på niveau med at booke en overnatning. Her har der længe været mulighed for online-booking, og i dag er det en procent af vores værelser, der bliver booket via telefon,” fortæller Kasper Heebøll.

Han tilføjer:

”Samtidig kan vi se, at 50-75 procent af de forespørgsler på møder og konferencer, der bliver indsendt via vores request-formular på hjemmesiden, bliver udfyldt efter klokken 16 – altså uden for normal arbejdstid. Det betyder, at kunderne vil klare det her, når det passer dem, og ikke nødvendigvis når vi sidder klar til at svare. Og mange af dem ville sagtens kunne gennemføre bookingen uden hjælp fra os.”

Mere end 200 venues
Bookingplatformen er lanceret med mere end 200 danske venues. På platformen kan mødebookere selv finde både venue og lokaler samt forespørge og booke direkte. Håbet er, at kunderne hurtigere kan få deres booking på plads, og at venues kan bruge tid på at servicere de kunder, som har brug for den personlige service.

”Vi forventer, at det kan øge omsætningen for både Danske Konferencecentre og vores partnere her i Danmark, fordi vi automatiserer nogle processer, der hidtil har kostet masser af tid og penge. Og både vi og de enkelte venues er jo stadig klar til at hjælpe de kunder, der har brug for det. Det får vi ovenikøbet bedre tid til nu,” siger Marlene H. Sylvester-Hvid.

 

Relaterede artikler:

Efter fire år: Nu er nyt hotel langt om længe åbnet

Luksushotel i Hornbæk: ‘Ikke et nyt d’Angleterre’

Afviser ejer: Bevarer store dele af hotel for eftertiden